Внедрение системы управления проектами. Пример управления проектом. Система ИСУП | Ключевые решения

Внедрение системы управления проектами. Управление проектами на примере ОАО (кейс)

#Внедрение системы управления проектами на предприятии# Управление проектами на предприятии на примере# Разработка управления проектом пример# Управление проектами на примере ООО# Управление проектами на примере ОАО

Управление проектами на предприятии на примере ОАО «Белэнергоремналадка» (bern.by). Реальный кейс по выбору и внедрению информационной системы управления проектами (ИСУП).

1. Проблема. Ситуация

Предприятие занимается ремонтом, монтажем и наладкой всех видов технологического оборудования тепловых электростанций, котельных и промышленных предприятий, а также монтажем строительных и технологических металлоконструкций. В состав ОАО входит ряд филиалов, распределенных на территории РБ. Каждый из филиалов ведет самостоятельные проекты.

На момент старта проекта у предприятия:

  • отсутствовала единая методология управления проектами;
  • отсутствовал общий график работ по предоставляемым услугам: ремонты котельного и турбинного оборудования планировались автономно друг от друга, строительно-монтажные работы – также отдельно. Планирование велось в разрозненных Excel-файлах;
  • не был налажен план-фактный анализ выполнения годовых графиков и порядок внесения корректировок в планы в течении года;
  • графики не были связаны с бюджетными планами; 

Как результат получение полной и достоверной картины состояния проектов, и своевременное реагирование на возникающие риски было затруднено. Организация управления проектами в компании была затруднена, у руководителей предприятия не было точного понимания о стадии выполнения проектов, достаточно ли выделенных ресурсов для завершения работ в срок, требуется ли дополнительная закупка материалов или достаточно запасов, имеющихся на складе.

В ходе внедрения процесса управления проектами требовалось решить следующие задачи:

  1. Повысить качество управления проектами для возможности их исполнения в рамках запланированных сроков и бюджетов.
  2. Обеспечить формирование и поддержание в актуальном состоянии сводной и детализированной картины состояния проектов в единой информационной системе для возможности своевременно выявлять проблемы на проектах и принимать стратегические решения на базе достоверной отчетности.
  3. Создать проектный офис для улучшения процессов взаимодействия и решения возможных конфликтных ситуаций филиалов, а также накопления информации об исполнении проектов, стандартизации практик управления проектами.
  4. Определить порядок распределения ресурсов между проектами и ввести персонифицированную ответственность участников проектов за выполнение отдельных задач.
  5. Определить порядок заказа ресурсов на проект, с учетом их сроков поставок и уровня запасов на складах.

2. Ключевое решение

В рамках внедрения управления проектами в компании требовалось выбрать и внедрить информационную систему управления проектами (ИСУП) в области ремонта, наладки и сервисного обслуживания оборудования, выполнения строительно-монтажных работ в энергетике и объектах других отраслей. 

Однако с учетом что уровень процессов и используемых ИТ-систем для управления проектами на старте был достаточно базовым, успех создания системы управления проектами во многом зависел не от автоматизации непосредственно, а от качественного внедрения изменений, а именно:

  • возможности обеспечить плавный переход в методах проектного управления к более системному уровню; 
  • подкрепить работу необходимыми организационными изменениями и согласованными стандартами работы;
  • проведения многоуровневого обучения, выработки привычки у сотрудников применять новые инструменты на практике и обеспечения контроля исполнения.

Консультанты были активно вовлечены в процессы разработки и управления требованиями к внедряемой системе, как на уровне бизнес и пользовательских требований, так и на уровне детальных функциональных требований. 

Был проведен бенчмаркинг отрасли для анализа возможных ИТ-решений, а также ряд встреч с представителями вендоров.

Таким образом консультанты взяли на себя роль информационного архитектора, выступив связующим звеном между сотрудниками Заказчика и выбранным вендором ИТ-системы, как на этапе формирования требований и выбора, так и в процессе внедрения системы управления проектами предприятия.

Выбранная система была протестирована на шести пилотных проектах, а в последующем масштабирована на уровень всего предприятия.

Для возможности в последующем самостоятельно поддерживать разработанную и внедренную методологию управления проектами и систему, еще на одном из стартовых этапов проекта у Заказчика был сформирован проектный офис, определены его участники, их роли и полномочия. 

  • Участники проектного офиса активно привлекались на всех последующих этапах для передачи соответствующих компетенций. 
  • Для участников проектного офиса был проведен тренинг по подготовке документации и проектной отчетности, а также коммуникациям. 
  • После завершения проекта с консультантами их функция перешла непосредственно к руководителю проектного офиса.

3. Внедрение ИСУП: результаты

В рамках этого кейса по внедрению автоматизированной системы управления проектамибыли достигнуты следующие результаты.

  • Сформирована концепция системы управления проектами, модель целевой системы управления.
  • Сформирован офис управления проектами – центр компетенций и стандартизации подходов проектного управления предприятия, который контролирует состояние выполнения проектов, решает вопросы конфликта ресурсов и помогает руководителям проектов с подготовкой документов по проектам.
  • Разработаны и согласованы ряд форм проектной документации:
    • Приказ об инициации проекта;
    • Устав проекта (с инструкцией по заполнению Устава проекта);
    • Базовый план-график проекта;
    • Текущий еженедельный отчет о выполнении проекта;
    • Итоговый отчет о выполнении проекта;
    • Бюджет проекта;
    • План внутренних и внешних поставок проекта; 
    • Отчет по портфелю проектов.
  • Подготовлено техническое задание для выбора и внедрения ИСУП.
  • Обеспечено консультационное сопровождение интеграции с другими информационными системами предприятия – методология интеграции, формирование регламентов интеграции, консолидации и др..
  • Проведена инвентаризация текущих проектов: анализ проектов, регламентация, подготовка данных для ввода в выбранную ИТ-систему.
  • Внедрена процедура привязки объектов в 1С: Предприятие 7.7. к соответствующим договорам, что дало возможность оперативно получать финансовую информацию по текущим объектам (проектам).
  • Проведено обучение технического персонала работе в ИСУП – персонал подготовлен к дальнейшей самостоятельной поддержке пользователей.
  • Разработанные формы проектной документации и ИСУП протестирована на шести выбранных пилотных проектах.
  • Реализована процедура отслеживания проектов – информация по всем текущим проектам вносится ответственными сотрудниками и централизуется рабочей группой по формированию проектного офиса.
  • Разработано методологическое описание по работе в ИСУП для пользователей. Проведено обучение руководителей, пользователей ИСУП в объеме, требуемом для успешного внедрения системы.
  • Сформирована «дорожная карта развития» системы управления проектами в предприятия с учетом внутренних проектов, роста организации, изменения типов проектов.

4. Отзыв Клиента

Управление проектами пример готового проекта

Отзыв клиента согласовывается и будет размещен в скором времени.

> Заказать анализ, внедрение и организацию процесса управления проектами

Специалисты компании “Ключевые решения” проведут анализ организации управления проектом на вашем предприятии, разработают проект системы управления предприятием ИСУП, на реальных примерах управления информационными проектами проконсультируют и организуют процесс внедрения подходящего для вас программного обеспечения и ИТ-систем.

План управления проектами для вашей организации может включать как общую схему и структуру управления проектами, их процессами, так и детально описанную методологию по управлению качеством проекта, рисками проекта, коммуникациями и др. функциональными областями.

Более 10 лет на рынке консалтинга по управлению проектами в организациях Беларуси, России, Украины, и других стран! Звоните и пишите прямо сейчас.



Мы используем cookies, чтобы вам было удобно. Оставаясь на сайте, вы подтверждаете, что ознакомились с Политикой в отношении использования cookie-файлов на наших порталах и даёте согласие на их использование.

подробнее..