Перевод подготовила Евгения Ходенкова, бизнес-аналитик компании "Ключевые решения".
Резюме всей статьи.
Сегодня только 35% проектов завершаются успешно. Одной из причин такого неутешительного показателя является низкий уровень развития технологий, доступных в сфере управления проектами. В скором времени ситуация изменится. Исследователи, стартапы и инновационные организации начинают применять искусственный интеллект (ИИ), машинное обучение и другие современные технологии для управления проектами, и к 2030 году эта область изменится кардинально. В скором времени технологии позволят улучшить качество выбора и определения приоритетов проектов, контролировать ход работ, ускорять подготовку отчетов и облегчать тестирование. Менеджеры проектов, которым будут помогать виртуальные помощники, будут больше внимания уделять коучингу и работе с заинтересованными сторонами, чем администрированию и выполнению повседневных задач. Автор показывает, как организации, желающие воспользоваться преимуществами технологий управления проектами, должны уже сегодня начать сбор и обработку данных о проектах, подготовку персонала и выделение ресурсов, необходимых для осуществления этих изменений.
В ближайшем времени СЕО крупной телекоммуникационной компании использует приложение на смартфоне, чтобы проверить семь стратегических проектов своей организации. После нескольких нажатий кнопки она узнает о статусе каждого проекта и о том, какой процент ожидаемых результатов был достигнут по каждому из них. В несколько мгновений можно ознакомиться с уставом проекта и ключевыми показателями эффективности, а также с уровнем мотивации каждого члена команды и общим уровнем поддержки со стороны заинтересованных лиц.
Она подробно останавливается на проекте "Ребрендинга". Несколькими месяцами ранее крупный конкурент запустил новый "зеленый" бренд, что побудило ее компанию ускорить собственное внедрение принципов устойчивого развития. На основе параметров, выбранных руководителем проекта и проектной командой, искусственным интеллектом (ИИ) были внесены многие корректировки. Приложение информирует СЕО о каждом изменении и потенциальных рисках, требующих ее внимания. Оно определяет приоритетность возникающих проблем и предлагает потенциальные решения для каждого из них.
Прежде чем сделать выбор, CEO звонит руководителю проекта, который теперь большую часть своего времени тратит на тренировки и поддержку команды, регулярное общение с заинтересованными сторонами и формирование эффективной рабочей среды. Несколькими неделями ранее проект немного отставал, и приложение рекомендовало команде применить agile-методики для ускорения одного из направлений проекта.
В ходе встречи они обсуждают возможные решения и согласовывают дальнейшие действия. План проекта автоматически обновляется. На основе внесенных изменений составляются и рассылаются сообщения членам команды и заинтересованным сторонам о корректировках и прогнозируемых результатах.
Благодаря новым технологиям и методам работы стратегический проект, который мог выйти из-под контроля, а возможно, и вовсе провалиться, теперь снова может стать успешным и принести ожидаемые результаты.
Управление проектами и перспективы их развития
Ежегодно в проекты инвестируется около 48 трлн. долл. При этом, по данным Standish Group, только 35% проектов считаются успешными. Растраченные впустую ресурсы и нереализованные возможности остальных 65% проектов не поддаются оценке.
На протяжении многих лет в своих исследованиях и публикациях мы выступаем за модернизацию процесса управления проектами. Одной из причин столь низких показателей успешности проектов является невысокая развитость технологий управления проектами. Большинство организаций и руководителей проектов по-прежнему используют электронные таблицы, слайды и другие приложения, которые незначительно изменились за последние несколько десятилетий. Этого вполне достаточно, если оценивать успех проекта по выполненным работам и соблюденным срокам. Однако в условиях, когда проекты постоянно корректируются, а бизнес непрерывно изменяется, этого недостаточно. В приложениях для управления портфелем проектов наблюдаются улучшения, однако возможности планирования и коллективной работы, автоматизации и "интеллектуальные" функции по-прежнему отсутствуют.
Если применение искусственного интеллекта и других технологических инноваций в управлении проектами позволит повысить их успешность хотя бы на 25%, это будет эквивалентно стоимости в триллионы долларов и прибыли для организаций, общества и отдельных людей. Каждый из основных принципов, описанных в статье ниже, уже готов - вопрос лишь в том, как скоро они начнут эффективно применяться в управлении проектами.
Исследования компании Gartner подтверждают необходимость перемен: согласно прогнозам, к 2030 году 80% задач по управлению проектами будут решаться с помощью искусственного интеллекта, основанного на больших данных, технологиях машинного обучения (ML) и обработки письменных текстов. Некоторые исследователи, например, Пол Будро в своей книге "Применение инструментов искусственного интеллекта в управлении проектами", и растущее число стартапов уже разработали алгоритмы для применения ИИ и ML в управлении проектами. Когда это поколение инструментов получит широкое распространение, произойдут радикальные изменения.
6 принципов управления проектами, которые подвергнутся изменениям
Мы рассматриваем предстоящие технологические изменения как возможность, которой еще не было. Организации и руководители проектов, которые наиболее подготовлены к этому переломному моменту, получат наибольшие преимущества. Практически все этапы управления проектами, от планирования до процессов и сотрудников, будут изменены. Давайте рассмотрим шесть основных принципов.
- Более эффективный анализ и расстановка приоритетов. Анализ и расстановка приоритетов - это разновидность прогнозирования: какие проекты принесут наибольшую пользу организации? При наличии соответствующих данных ML может обнаружить закономерности, которые невозможно выявить другими способами. Это поможет значительно превзойти точность прогнозов, сделанных человеком. Расстановка приоритетов на основе ML в скором времени приведет к следующим результатам:
● Ускоренное определение подходящих для запуска проектов, имеющие необходимые базовые характеристики.
● Отбор проектов, имеющих более высокие шансы на успех и получение наибольших результатов.
● Лучшая сбалансированность портфеля проектов и обзор уровня риска в организации.
● Устранение человеческих факторов при принятии решений. - Поддержка отдела управления проектами
Стартапы в области аналитики данных и автоматизации сегодня помогают организациям оптимизировать работу отдела управления проектами (ОУП). Самый известный пример - использование президентом Эммануэлем Макроном новейших технологий для поддержания актуальной информации о каждом французском проекте государственного сектора. Эти новые «умные» технологии позволят радикально изменить работу и деятельность ОУП:
● Более эффективный контроль за ходом выполнения проекта.
● Возможность прогнозировать потенциальные проблемы и решать некоторые из них в автоматическом режиме.
● Автоматизированная подготовка и рассылка отчетов по проекту, сбор обратной связи.
● Более тщательный выбор оптимальной методологии управления проектами для каждого проекта.
● Контроль соблюдения требований к процессам и политике.
● Автоматизация вспомогательных функций таких, как обновление статуса, оценка рисков и анализ заинтересованных сторон, с помощью виртуальных помощников. - Усовершенствованное и оперативное определение характеристик проекта, его планирование и составление отчетов
Одним из наиболее развитых направлений автоматизации управления проектами является управление рисками. Новые программы, использующие большие данные и ML, помогут руководителям и менеджерам проектов предвидеть риски, которые в других условиях могут остаться незамеченными. Эти инструменты уже могут предлагать варианты действий по снижению рисков, а в скором времени они смогут автоматически корректировать планы, чтобы избежать определенных типов рисков.
Аналогичные подходы в скором времени облегчат определение характеристик проекта, его планирование и составление отчетности. В настоящее время эти работы отнимают много времени, повторяются и выполняются в основном вручную. ML, обработка письменных сообщений и вывод обычного текста приведут к тому, что:
● Улучшенное планирование проекта приведет к автоматизации трудоемкого процесса сбора и анализа пользовательских текстов. Эти инструменты позволят выявить потенциальные проблемы, такие как двусмысленность, дублирование, пропуски, несоответствия и сложности.
● Инструменты для упрощения процессов планирования и составления детальных графиков и потребностей в ресурсах.
● Автоматизированная отчетность, которая создается с меньшими трудозатратами и в режиме реального времени. Кроме того, эти инструменты позволят более обширно отображать статус проекта, достигнутые преимущества, потенциальное отставание от графика и объективное настроение команды. - Виртуальные помощники по проектам
Практически в один миг ChatGPT изменил представление о том, как искусственный интеллект может анализировать огромные массивы данных и генерировать новые и моментальные выводы в виде обычного текста. В управлении проектами подобные инструменты станут основой для "ботов" или "виртуальных помощников".
Цифровой помощник учится на основе прошлых операций, данных о планировании проекта и общего контекста. Это помогает адаптировать работу и эффективно собирать важную информацию о проекте.
PMOtto - это виртуальный помощник по проектам с использованием технологии ML, который уже используется. Пользователь может попросить PMOtto: "Запланируйте Джону покраску стены на следующей неделе и выделите ему полный рабочий день для выполнения этой задачи". Помощник может ответить: "Исходя из предыдущих аналогичных задач, поставленных перед Джоном, кажется, что ему потребуется две недели для выполнения этой работы, а не один день, как вы просили. Должен ли я скорректировать его?". - Современные системы и программное обеспечение для тестирования
Тестирование - еще одна важнейшая задача большинства проектов. Руководителям проектов необходимо проводить его на ранних стадиях и довольно часто. В настоящее время сложно найти крупный проект, в рамках которого отсутствуют многочисленные системы и типы программного обеспечения, подлежащие тестированию до начала реализации проекта. В скором времени современные системы тестирования, которые сегодня возможны только для некоторых крупных проектов, получат широкое применение.
Железнодорожная линия Elizabeth, являющаяся частью проекта Crossrail в Великобритании, представляет собой сложную железную дорогу с новыми станциями, новой инфраструктурой, новыми путями и новыми поездами. Было важно, чтобы каждый элемент проекта прошел строгий процесс тестирования и ввода в эксплуатацию для обеспечения безопасности и надежности. Для этого потребовалось использовать совершенно новую систему программного обеспечения. После первых трудностей в рамках проекта был разработан интеграционный комплекс Crossrail Integration. Это полностью автоматизированный испытательный комплекс за пределами строительной площадки. Он оказал огромную помощь в повышении эффективности, рентабельности и устойчивости систем. Системный инженер Алессандра Шолль-Штернберг рассказал о некоторых его особенностях: "Была написана подробная программа автоматизации системы, которая позволяет выполнять сложные настройки, точно проверять состояние оборудования, проводить длительные испытания на прочность и выполнять повторяющиеся тесты". Строгий аудит может проводиться на объекте 24 часа в сутки 7 дней в неделю без риска ошибки со стороны оператора.
Современные и автоматизированные решения для системного тестирования программных проектов в скором времени позволят выявлять дефекты на ранних стадиях и осуществлять их самостоятельную коррекцию. Это позволит значительно сократить время, затраченное на выполнение трудоемких работ по тестированию, уменьшить количество доработок и, в конечном счете, обеспечить удобство использования и отсутствие ошибок. - Новая роль руководителя проекта
Для многих руководителей проектов автоматизация значительной части их текущих задач может показаться пугающей, но успешные руководители научатся использовать эти инструменты в своих интересах. Менеджеры проектов не исчезнут, но они должны будут принять эти изменения и воспользоваться преимуществами новых технологий. В настоящее время мы воспринимаем многофункциональные проектные команды как группу людей, но вскоре мы сможем воспринимать их как группу людей и компьютеров-роботов.
В условиях отказа от административной работы менеджеру проекта будущего необходимо развивать сильные лидерские качества, стратегическое мышление и деловую хватку. Они должны сосредоточиться на получении ожидаемых результатов и их соответствие стратегическим целям. Им также потребуется хорошее понимание этих технологий. Некоторые организации уже включают ИИ в свои программы обучения и сертификации в области управления проектами, а Northeastern University включает ИИ в свою учебную программу, обучая руководителей проектов использованию ИИ для автоматизации и улучшения базы данных и оптимизации эффективности инвестиционных проектов.
Данные и люди делают будущее реальностью
Когда эти инструменты будут готовы для организаций, как вы убедитесь, что ваша организация готова к ним? Любой процесс внедрения ИИ начинается с данных, но нельзя забывать и о подготовке сотрудников.
Для обучения искусственного интеллекта управлению проектами потребуются большие массивы данных, связанных с проектами. Ваша организация может хранить множество исторических данных о проектах, но, скорее всего, они будут храниться в тысячах документов в различных форматах, разбросанных по разным системам. Информация может быть устаревшей, может использовать различные систематизации и содержать отклонения и недостатки. Примерно 80% времени, затрачиваемого на подготовку алгоритма ML к использованию, приходится на сбор и очистку данных, в ходе которой исходные и неструктурированные данные преобразуются в упорядоченные данные, на которых можно обучить искусственный интеллект.
Без доступных и правильно обрабатываемых данных изменения в области ИИ никогда не произойдут в вашей организации и никакая трансформация в области ИИ не будет успешной, если вы не подготовите себя и свою команду к этим изменениям.
Это новое поколение инструментов не только изменит технологию управления проектами, но и полностью изменит вашу работу в проекте. Руководители проектов должны быть готовы к тому, чтобы обучать и тренировать свои команды для адаптации к этому переходу. Они должны уделять больше внимания взаимодействию с людьми, выявляя на ранних стадиях недостатки технологических навыков у своих сотрудников и работая над их устранением. В дополнение к фокусированию на результатах проекта они должны сосредоточиться на создании высокоэффективных команд, члены которых получают все необходимое, чтобы работать с максимальной отдачей.
Если вы всерьез рассматриваете возможность применения искусственного интеллекта в своих проектах и практике управления проектами, то следующие вопросы помогут вам определиться с решением.
- Готовы ли вы потратить время на проведение точной инвентаризации всех своих проектов, включая обновление последних данных о их состоянии?
- Можете ли вы в течение нескольких месяцев выделить несколько специалистов на сбор, очистку и структурирование данных по проектам?
- Приняли ли вы решение отказаться от старых привычек управления проектами, таких как ежемесячные отчеты о проделанной работе?
- Готовы ли вы вложить средства в обучение новым технологиям своих специалистов по управлению проектами?
- Готовы ли они выйти из своей традиционной зоны комфорта и радикально изменить методы управления проектами?
- Готова ли ваша организация принять и освоить новую технологию, а также передать ей управление принятием решений в рискованных ситуациях?
- Готовы ли вы позволить этой технологии совершать ошибки, пока она учится работать лучше для вашей организации?
- Обладает ли ваш инвестор проекта достаточным потенциалом и авторитетом в вашей организации, чтобы возглавить эту трансформацию?
- Готовы ли руководители высшего звена подождать несколько месяцев, вплоть до года, чтобы начать ощущать преимущества автоматизации?
Если на все эти вопросы вы ответили "да", значит, вы готовы приступить к этой новаторской трансформации. Если же вы ответили на один или несколько вопросов "нет", то вам необходимо поработать над тем, чтобы изменить их на "да", прежде чем двигаться вперед.
***
Как мы убедились, применение искусственного интеллекта в управлении проектами принесет значительные преимущества не только в автоматизации административных и малозначимых задач, но и поможет вашей организации, ее руководителям и менеджерам проектов успешно выбирать, формировать и реализовывать проекты.
СЕО, о котором идет речь в нашей статье, когда-то был в том же положении, в котором вы находитесь сейчас. Мы призываем вас уже сейчас сделать первые шаги на пути к этому позитивному будущему управления проектами.
Вам может понравится прочитать и эти материалы