Excel поможет избежать перерасхода денег

Новый тренд?

По законам старой, доброй диалектики многие (даже самые устойчивые) тенденции часто меняются на противоположные и обратно. Основным трендом последних лет, безусловно, было стремление к тотальной, глубоко эшелонированной автоматизации процессов в бухгалтерии и финансовом управлении. В разных организациях это стремление проявлялось в разной степени, но, как правило, профессиональные финансисты, руководители, консультанты выражали дружное недовольство при взгляде на набор таблиц в Excel и призывали навести наконец порядок в финансах спомощью «толковой» программы. Думаю, что львиная доля времени работы наших читателей уходила или уходит на организацию учета, контроля и управления бухгалтерией, складом, денежными потоками и кадрами в профессиональном программном обеспечении.
Как ни удивительно, но в последнее время все чаще, когда речь заходит про обучение автоматизации бизнес процессов, бывалые руководители и финансовые менеджеры уже без прежнего энтузиазма вздыхают и думают, можно ли как-то обойтись в этом вопросе «малой кровью» - например, максимально задействовать возможности Excel. Они уже знают, что:

1. Полноценная автоматизация – это всегда дорого
2. Полноценная автоматизация – это всегда долго
3. В ходе автоматизации многих специалисты будут вырваны из рабочего процесса
4. Автоматизацияне гарантирует решения всех проблем, а может поставить новые

Лично я ни в коем случае не выступаю против автоматизации, как таковой. Но, размышляя над этим новым трендом, можно прийти к выводу, что старый, добрый Excel может сэкономить львиную долю средств организации в целом ряде случаев и ситуаций.
Сразу скажем, потенциально таких случаев может быть много. Но чтобы уберечь время читателей и не фантазировать зря, я оставил только три, решив подробней остановиться только на тех примерах и кейсах, которые реально и успешно сработали в нашей консалтинговой практике.

Читайте также: как оптимизировать постоянные затраты - пример из практики.

Excel поможет быстро и незатратно организовать ряд процессов управления финансами

Excel приходит на помощь, если необходимо оперативно отладить один или несколько процессов управления, у которых есть четко выделенный владелец (ответственное лицо) и которые нельзя быстро автоматизировать в системе вашего предприятия – например, процесс планирования и исполнения платежного календаря, или процесс формирования и контроля бюджетов.
Обратите внимание на факторы, при которых действительно стоит обратиться к Excel:

• Процесс нужно поставить достаточно оперативно – полтора года на разработку технического задания, поиск подрядчиков и отладку программного обеспечения у нас нет
• Существующая автоматизированная система не позволяет отладить этот процесс простой надстройкой. Возможно, данные вообще находятся в разных системах
• У процесса есть четко выделенный владелец, который будет отвечать за работу с файлом Excel и проверять корректность вносимых данных

Сразу вспоминается следующий кейс из реальной практики.
Исходная ситуация: крупная диверсифицированная группа компаний с несколькими направлениями деятельностями (продажи техники, услуги и др.) сталкивается с регулярными кассовыми разрывами на счетах входящих в группу компаний юридических лиц. Возникает оперативная необходимость организовать платежный календарь.
Эта задача осложняется целым рядом факторов. Структура предприятий (юридическая) и структура направлений деятельности (бизнес-структура) не идентичны друг другу.Из-за этого бизнес-направления живут своей отдельной жизнью - работают с клиентами, планируют денежные приходы и платежи. А юридические лица (предприятия) живут своей жизнью – пассивно обслуживают бизнес-направления, принимают на свои счета денежные приходы и проводят платежи. В итоге, ответственность за кассовый разрыв «размыта» - руководителям бизнес-направлений безразлично финансовое состояние отдельных предприятий, а директоры и бухгалтера предприятий просто не могут их прогнозировать. Кроме того, для учета и контроля движения денежных средств на разных предприятиях используются разные программные средства – 1С различных версий и конфигураций, специализированные программы. Таким образом,автоматизировать платежный календарь практически невозможно – для этого даже нет общей платформы.
Задача решается следующим образом:

1. Создается шаблон - унифицированная форма плана приходов и платежей, стандартная для всех предприятий и видов деятельности.
2. Создается шаблон – унифицированная форма учета факта движения денежных средств. Во всех бухгалтерских программных средствах предприятий настраивается отчет о движении денежных средств, идентичный шаблону.
3. Создается файл Excel, который простой связью с другими файлами консолидирует планы и фактические отчеты и позволяет отслеживать ситуацию по всей группе в целом.
4. Назначается ответственный по работе с данным файлом – «администратор платежного календаря». Этот сотрудник регулярно собирает с руководителей бизнес-направлений планы приходов и платежей, консолидирует их в общем файле, проверяет корректность данных и следит, нет ли в плане кассовых разрывов. При наличии таковых – ставит вопрос о перенесении платежей и т.д.
5. Этот же сотрудник регулярно требует с бухгалтеров предприятий отчеты о движении денежных средств в соответствии с шаблоном. У бухгалтеров работы не прибавляется – для них, как было указано выше, настроена выгрузка отчета. На основании фактического движения денежных средств, корректируются плановые остатки и сотрудник в файле оперативно реагирует на возникновение плановых кассовых разрывов.

Конечно,такая конструкция далека от идеала, хотелось бы иметь более устойчивый процесс в автоматизированной системе. Однако, главная проблема решена - движение денежных средств в рамках достаточно сложной бизнес-структуры стало ясным и управляемым. Excel, безусловно, очень хрупкая конструкция - полуручное заполнение шаблонов может накапливать ошибки, файлы теряются и т.д. Но наличие ответственного лица, выделенного под эту задачу, снижает риски – есть кому проверять цифры, есть кому сверять остатки, есть с кого спросить за сбой в расчетах.
А компании остается только пожелать в перспективе поставить полноценную автоматизированную систему.

Excel поможет сэкономить средства на первом этапе полномасштабной автоматизации

С помощью Excel можно организовать первый этап «большой» автоматизации.
Любой, кто сталкивался с вопросами внедрения систем учета и контроля финансов понимает, что процессы, которые автоматизируются, желательно должны быть устоявшимися, т.е. отработанными на практике заранее, задолго до автоматизации.
Входе автоматизации никто не застрахован от ошибок - весь вопрос в их стоимости. Можно пойти в атаку, не пройдя курс молодого бойца и сразу лечь на поле боя. А можно «тренироваться на кошках». Применительно к процессам управления финансами мы имеем аналогичную ситуацию – можно сразу браться за масштабную автоматизацию и вложить огромные средства в оплату часов программистов 1С. Затем можно окончательно понять, что нужно было совсем другое и заплатить еще столько же денег за переделку. Excel позволяет сделать следующее – вначале отработать процесс, не прибегая к затратам на автоматизацию. А потом пройти этап автоматизации с минимальными потерями.
В качестве практического примера приведем следующий кейс. Руководство крупной российской компании, занимающейся строительством инфраструктурных объектов вплотную подошло к необходимости построения автоматизированной системы бюджетного управления. Мотивы классические: план затрат непрозрачен, расхождение плана с фактом существенное, ручное формирование планов слишком трудоемкое, ввиду большого количества переменных, статей затрат в крупных объектах (плана материалов, конструктивов, ГСМ и т.д.).
У такого масштабного проекта были следующие осложняющие факторы:

1. В процессе бюджетирования участвует большое количество участников – сметчики,экономисты, инженеры, бухгалтеры нескольких строительных управлений, которые вносят свои данные в бюджеты.
2. Многие из этих участников работали еще со времен Советского Союза, т.е. любое их обучение работе с программными средствами протекало медленно.
3. В связи с отсутствием опыта системного бюджетирования, отсутствовали устоявшиеся правила и процедуры формирования планов. Не было также и форм отчетов, которые были бы понятны сотрудникам на всех уровнях управления – каждый пользовался тем, что удобно лично ему.

Именно в таких условиях, было принято следующее решение. Не браться сразу за автоматизацию бюджетирования в специализированном программном обеспечении, а построить бюджетную модель в Excel, на основании которой в течение года полностью протестировать все формы ввода данных и отчетности, и пройти годовой цикл бюджетирования. Были разработаны формы для заполнения сотрудниками. Отдельные файлы Excel служили для консолидации данных. Для каждого сотрудника было написано руководство по заполнению данных.
Естественно,этот год был «горячим» годом для всех, кто участвовал в тестировании системы бюджетирования – львиную долю форм пришлось переделывать, инструкции переписывать, а процедуру корректировать. Но когда через год, организация наконец взялась за полноценную автоматизацию, она получила следующий эффекты:

1. Техническое задание на автоматизацию было составлено достаточно быстро и в процессе автоматизации подверглось минимальным изменениям – все «подводные камни» были заранее известны.
2. Не приходилось по многу раз прибегать к услугам компании-подрядчика, переделывать требуемые связи, структуры отчетов, справочников, вводно-расчетных форм и т.д. Формыи связи из Excel после всех корректировок приобрели законченный вид.
3. Сотрудники входили в новый этап уже «стреляными» и были обучены как минимум принципам бюджетирования, в связи с чем не тормозили и не саботировали процесс.

Конечно, читатель может возразить: но ведь целый год организация «потеряла»! Но я убежден, что организация точно также потеряла бы этот год в процессе автоматизации на обкатку, уточнение и корректировку форм и процедур. Только  в этом случае вместе с годом были бы потеряны большие средства на неэффективные работы подрядчиков.

Excel поможет создать удобный инструмент для принятия дорогостоящих стратегических решений

В Excel можно сделать простую, удобную и понятную модель бизнеса, с которой могли бы эффективно работать топ-менеджеры впроцессе принятия принципиальных решений. В дальнейшем,результаты работы с такой «укрупненной» моделью могут быть детализированы, уточнены и превращены в бюджеты, планы, сметы расчеты.
Без подробного описания данного варианта, перейду сразу к кейсу.
Крупная издательская компания успешно завершила автоматизацию процесса бюджетирования, получив тем самым все радости «правильного» бюджетного управления - доходы и расходы по каждому печатному изданию формировались в автоматизированной системе, был налажен фактический учет затрат в соответствии с принятым классификатором статей и так далее… В начале года первые подробные бюджеты были разработаны по новой процедуре и представлены на Совет Директоров. И вот тут-то счастье было «омрачено».
Некоторые руководители усомнились в ряде цифр, другие немедленно выразили несогласие с рядом заниженных показателей. Но в новой системе оказалось очень непросто «найти концы» - бюджеты представляли собой многоуровневые постатейные выкладки доходов и затрат по каждому изданию, по которым очень трудно было понять, на каком основании они составлялись. Например, никто из составителей бюджетов не мог быстро ответить на самые простые вопросы – какую долю маржи они заложили в каждом периоде, каково соотношение подписного тиража к общему тиражу, насколько выросло плановое значение себестоимости и так далее. Автоматизация показала себя с обратной стороны – с такими подробными бюджетами оказалось крайне неудобно работать высшему руководству, потому что в них во-первых, не было видно показателей «верхнего уровня», а во-вторых, эти показатели нельзя было быстро изменить, «переиграть», смоделировать.
Для выравнивания ситуации была создана достаточно простая финансово-экономическая модель предприятия в Excel, в которой можно было укрупненно планировать:

1. Основные показатели, на которые могли влиять ответственные сотрудники – цена изданий, количество персонала для набора в штат, печатный тираж, среднюю стоимость рекламной полосы и т.д.
2. Основные показатели, на которые не могли влиять сотрудники, но которые были важны с точки зрения сценарного анализа –изменение рынка, цены поставщиков печатных услуг и др.

Данная модель в разы повысила эффективность обсуждения финансового плана следующего года. Вместо подробного планирования статей, принимались принципиальные решения о базовых показателях в сфере продаж, производства, кадров инвестиций. Эти решения немедленно «взвешивались» в модели, на их основании рассчитывались целевые показатели. После того, как финансовый план в модели был утвержден, он был передан составителям бюджетов, которые должны были скорректировать свои планы в соответствии с моделью – теперь преемственность была гарантирована.
Чему нас учит этот кейс. С одной стороны, Excel здесь вообще не при чем– организация просто нарушила базовые принципы «встречного» бюджетирования –если уж топ-менеджеры хотели влиять на содержание бюджетов, они должны были представить свое видение основных показателей заранее. С другой стороны, только с использованием Excel можно сделать гибкий и реально работающий инструмент для моделирования показателей высшим руководством – все остальные программные средства предназначены скорее для детального «кабинетного» бюджетирования, чем для эффективной поддержки принятия решений. И опять читатель может возразить, что для этой цели правильнее использовать современные программные средства бизнес-анализа. А мы как всегда напомним ему про оперативность и потенциальные затраты на такое программное средство.

Напоследок

На основании указанных кейсов можно кратко описать общие условия, при которых стоит обратиться к Excel, чтобы эффективно решить поставленную задачу. Итак, Excel поможет вам, если:

1. Требуемый срок решения задачи намного меньше чем цикл внедрения программного средства
2. Цена незначительных ошибок в цифрах не так велика, т.е. требования к точности несколько снижены
3. Имеется ответственное лицо, умеющее работать с программой Excel и контролирующее корректность данных
4. Имеется возможность загружать в Excel контрольные данные из учетных систем без необходимости их длительного трансформирования;
5. Для решения задачи необходимо участие сотрудников, обучение которых новым программам грозит затягиванием сроков и саботажем
6. Для задачи нужно гибкое и легко изменяемое средство, а не подробная и «жесткая» программа
7. У вас просто нет бюджета на дорогостоящую автоматизацию

Старый конь, как известно, борозды не портит. Надеемся, что взглянув сейчас на процессы в своей организации, у Вас появятся новые идеи эффективного использования этого давно знакомого инструмента.
Статья опубликована в журнале «Финансовый Директор», Беларусь (апрель, 2014)

Вам может понравится прочитать и эти материалы