Добавьте в проект удовольствия! Часть II

Добавьте в проект удовольствия! Часть II

Автор: Виктор Степанов, партнер, руководитель направления «Ключевые системы».

Часть II

В прошлый раз мы рассказали о том, как правильно организованная коммуникация в Битриксе помогает выполнять проекты не только увереннее, но и с удовольствием. Ведь взаимопонимание и информированность очень важны в ответственных задачах, когда успех зависит от многих людей. 

Сегодня, как и обещали, мы расскажем о совместной работе с файлами. 

Пересылка файлов почтой и (кошмар доблестных «безопасников») перенос файлов на флешках уходят в прошлое. Облачные сервисы впитали терабайты нашей информации и за прошедшие десять лет развили внушительный функционал для организации работы проектных команд. Но если вы думаете, что Битрикс-диск, это просто перенос функционала Dropbox, Google Drive или Яндекс Диска на портал Битрикс24, вы глубоко заблуждаетесь. Мощный потенциал скрытых возможностей обусловлен архитектурой платформы, а именно тесной связью функциональных блоков Диска, задач, живой ленты и групп.

Если до сих пор вы работали с Битриксом только в web-браузере и игнорировали настойчивое предложение скачать и установить десктоп-приложение «Битрикс24», самое время сделать это:
bitrix-na-comp.png

После установки и настройки приложения среди папок на вашем локальном компьютере появится папка Bitrix24, а в ней – папки с названиями всех проектов (и других групп на портале), в которых вы участвуете. Но это, конечно, не всё. Волшебство начинается, когда кто-то из команды проекта добавит новый файл в папку проекта или отредактирует существующий. Алгоритм синхронизации обновит содержание папки у всех членов команды проекта, как только они поймают интернет. Таким образом, у каждого участника проекта под рукой будут актуальные версии документов по проекту. И для этого не нужно блуждать по папкам на портале через web-интерфейс (неудобно, долго, непривычно). Пользуйтесь своим обычным файловым менеджером (Проводник Windows, Total Commander или Finder на Mac), открывайте файлы и редактируйте их в Word и Excel, и как только вы нажимаете «сохранить» - файл обновляется у всех.

Конец кошмару сверки и сведения версий файлов (например, при разработке устава проекта, когда нужно учесть замечания десятка стейкхолдеров). Каждый заинтересованный может поработать с файлом в удобное время, и останется только финализировать документ с учетом всех замечаний. Редкие конфликты версий (когда два пользователя пытаются сохранить две измененные копии одного файла) отрабатываются алгоритмом (создаются две копии файла с разными именами). Если нужно, вы всегда можете проследить полную историю изменений файла и восстановить любую предыдущую версию. 

Окей, - скажет скептик, - но это умеют Dropbox и другие «облака». 

А Dropbox даст вам возможность приаттачить файл с диска к проектной задаче или сообщению в живой ленте? А создаст автоматически комментарий к задаче или сообщению в живой ленте всякий раз, когда кто-то сохранит новую версию файла? 
pravki-failov-v-bitrix24.png

Сравните такой процесс (прозрачный и технически поддержанный алгоритмом синхронизации) с «цепочкой писем» в почте. Во втором случае каждый работает с исходной версией файла; многие выскажут одни и те же замечания (а еще лучше получить семь мнений по одному вопросу); и еще нужно всех по очереди подёргать, и напомнить, и свести в одну промежуточную версию (а потом получить ещё две версии от тех, у кого «дошли руки» после сведения правок в один документ)…
Screenshot 2020-04-29 20.39.57.png

А самое приятное, друзья, что всё удобство для команды будет обеспечено АВ-ТО-МА-ТИ-ЧЕС-КИ. Так что – расслабьтесь и подумайте о более важных вещах, чем контроль версий проектной документации.

Ну что, уже установили себе десктоп-приложение?

В следующей статье мы расскажем, как принцип «постоянного подключения» при использовании Битрикс24 повышает продуктивность в проектах. Следите за нашими обновлениями!

Вам может понравится прочитать и эти материалы

Андрей Гусаковский, управляющий партнер и основатель компании «Ключевые решения».
Виктор Степанов, партнер, руководитель направления «Ключевые системы».
Александр Кулижский, партнер компании «Ключевые решения».

Мы используем cookies, чтобы вам было удобно. Оставаясь на сайте, вы подтверждаете, что ознакомились с Политикой в отношении использования cookie-файлов на наших порталах и даёте согласие на их использование.

подробнее..