Сравнение инструментов автоматизации Проектного управления

Сравнение инструментов автоматизации Проектного управления

Статью написала: Анна Захарченко, консультант проектного управления и администратор проектного офиса Ключевых Решений


Большинство менеджеров в своей практике не используют никаких специально разработанных инструментов для управления проектами, чтобы облегчить себе жизнь. Чаще они создают диаграммы Ганта в Excel, реже в Microsoft Project, при наличии лицензии. Задачи проекта пишут в телеграмм-чатах, не используя никаких инструментов управления задачами, где дополнительно есть разделы для коммуникации с командой.

Руководителю проекта (project manager) приходится самостоятельно следить за сроком исполнения задач, напоминая эти сроки каждому сотруднику из проектной команды, и дедлайнами самого проекта. Да, project manager отвечает за систематизацию рабочих процессов и контроль ресурсов (бюджета, времени и сотрудников), этот человек ведет проект от стадии планирования до завершения, он, как никто другой ответственен за результат проекта.

Именно поэтому, в данной статье я хочу рассмотреть 7 наиболее известных инструментов для автоматизации процесса Проектного управления и сравнить их. Надеюсь вы узнаете для себя что-то новое и сможете освободить себя от рутинных задач, постоянных напоминаний о дедлайнах, встречах, собраниях, легко управлять файлами и общим доступом к документам с помощью одного из рассмотренных инструментов. В итоге сможете повысить эффективность проектной команды и достигнуть результата в проекте.

1. Мегаплан

Мегаплан – это CRM-система с помощью, которой менеджеры легко, а главное эффективно смогут управлять задачами и проектами. Именно на это и направлен основной инструментарий: постановка задач и проектная работа, которая позволит вам полностью организовать бизнес-процессы компании с большим числом сотрудников.

Мегаплан формирует единое рабочее пространство, где объединены список заданий, облачное хранилище документов, информер-панель и рабочий стол на котором отображается список текущих дел, видны просроченные задачи не только которые вам поставили, но которые ставили и вы. Важно, что рабочий стол настраивается под отдельного сотрудника, что упрощает адаптацию к инструменту. Также удобно, что есть интуитивно-понятное мобильное приложение, а чат Мегаплана запросто синхронизируется с WhatsApp.

Лучшие функции:

  • Сохранение и просмотр в удобное время истории всех взаимодействий с клиентом
  • Продуманная система напоминаний и учет времени
  • Синхронизация с 1С и другими сервисами и приложениями
  • Легкое и интуитивно понятное управление и контроль задач, проектов
  • Автоматическая отчетность, позволяющая проводить анализ всех ключевых процессов.

Цены: Есть 4 тарифных плана, которые помогают подобрать программу исходя из специфики компании. Цены для облачной версии варьируются от 13 до 33 byn за 1 пользователя в месяц при оплате за год. А цены коробочной версии от 1505 до 3512 byn. Также есть бесплатный пробный период со всеми функциями инструмента в течение 7-ми дней.

1_1.png

2. Битрикс24

Битрикс24 – это сервис для совместной работы, который помогает управлять задачами, проектами и организовать работу компании в целом. Среди других инструментов управления проектами Битрикс24 выделяется большими функциональными возможностями и простотой управления.

Битрикс24 совмещает в себе управление проектами, рабочими процессами и ресурсами, мощную CRM, автоматизацию маркетинга, также есть инструменты для управления персоналом, электронной коммерции и аналитики продаж. А управление задачами и проектами в Битрикс24 поможет эффективно следить за соблюдением сроков и выполнять задачи. 

Лучшие функции:

  • Возможность интеграции с 1С, социальными сетями, телефонией, календарями
  • Простое ведение плана проекта в Битрикс24
  • Инструменты для совместной работы, включая чаты, звонки, видеоконференции
  • Возможность добавить внешних пользователей с ограниченным доступом, например, партнеров, сотрудников на аутсорсинге и даже клиентов.
  • Инструменты управления документами, персоналом, отслеживание времени, лента новостей с опросами и сообщениями

Цены: Цена на облачную версию варьируется от 55 до 1 327 byn в месяц за всех пользователей от 5 до 500 человек соответственно. В коробочной версии предлагается 3 тарифных плана: «интернет-магазин + CRM» с количеством сотрудников до 12 человек стоимостью 3 400 byn в год, «корпоративный портал» от 50 до 500 человек и ценой 4 800-16 800 byn, «энтерпрайз» от 1000 человек с ценой 25 900 byn. Также Битрикс24 предлагает бесплатную пробную облачную версию на 30 дней.

1_2.png

3. Asana

Asana – это довольно популярная платформа для управления проектами, которая помогает командам совместно работать, сосредоточиться на целях проекта и ​​повседневных задачах, данный сервис помогает управлять и организовывать работу над проектом, а главное – укладываться в сроки. 

Asana включает в себя инструменты для общения и обмена файлами, что означает, что членам команды не нужно полагаться на электронную почту, другие приложения для чата или облачные платформы для обмена комментариями и мультимедиа. Сервис предлагает отправку уведомлений, поиск и настройку фильтров, комментарии, список задач, работу с электронной почтой. Удобно, что платформа упорядочивает задачи и группирует их в соответствии с направлением или статусом выполнения. Также Asana позволяет группировать целые разделы, что облегчает отслеживание работы над крупными проектами. Самое важное, что Asana эффективна и в крупных проектах, за счет своей функциональности.

Одним из основных недостатков Asana является тот факт, что задачи могут быть назначены только одному человеку. Если у вас есть команда, работающая вместе над выполнением одной задачи, нет возможности назначить ее нескольким сотрудникам. 

Лучшие функции:

  • Постановка задач с декомпозицией и возможность делиться деталями
  • Возможность установить приоритеты и сроки
  • Создание визуальных планов проекта для того, чтобы видеть и отслеживать соответствие каждого шага плану.

Цены: Asana является бесплатной для работы команды до 15 человек в период 30 дней, «премиум» подписка стоит 10,99 $ за человека в месяц (при оплате за год), «бизнес» подписка - 24,99 $.

1_3.png

4. Trello

Trello – это гибкий и простой в использовании инструмент управления проектами и отдельными задачами, созданный на основе канбан-досок для управления продуктивными рабочими процессами. Trello позволяет просто организовать проекты совместно с вашей командой.

Информация на карточках, создаваемых в Trello видна с первого взгляда. Вы можете добавлять комментарии, прикреплять файлы и устанавливать сроки выполнения на каждой карточке. Также создавать полезные списки. Но, Trello не имеет функции составления расписаний, отслеживания развития проекта и отправки отчетов в ходе реализации проекта. Также в Trello нет диаграмм Ганта, что ограничивает возможности пользователей планировать свои проекты или устанавливать зависимости между задачами. Даже канбан ограничен тем, что вы можете использовать только одну доску или проект.  Если сравнивать с Asana, которая предлагает больше функциональных возможностей, Trello более простая в работе платформа и подходит для небольших и недлительных проектов.

Лучшие функции:

  • Совместная работа над карточками Trello
  • Возможность добавлять комментарии, вложения в карточки Trello
  • Возможность с легкостью интегрировать приложения непосредственно в рабочий процесс.

Цены: Стандартный тариф Trello бесплатный с возможностью создания до 10 досок (вести до 10 проектов), «стандартный» стоит 60 $ за одного пользователя в год, «премиум» – 119 $.

1_4.png

5. Microsoft Project

Microsoft Project – программа, позволяющая управлять большими и сложными проектами. MS Project существует уже более 30 лет и по-прежнему остается крупным игроком на рынке. Сам инструмент аналогичен Excel и внешне очень схож. Поскольку это Microsoft, этот инструмент легко интегрируется с полным набором программных решений MS, например, вы получаете множество коммуникационных платформ, таких как Skype и Teams. Инструмент помогает менеджерам контролировать исполнение поставленных задач, а также грамотно распределять ресурсы. Диаграмма Ганта – это основной рабочий инструмент в ней.

Но, MS Project не предлагает слишком много рекомендаций для новичков в виде онлайн-руководств. Новым пользователям может потребоваться много времени, чтобы привыкнуть к нему. Также он не работает на продуктах Apple, если ваша команда использует операционную систему iOS, они будут заблокированы.

Лучшие функции:

  • Возможность пошагово разработать и детализировать проект
  • Рассчитать время и трудозатраты
  • Оптимизировать план и рассчитать критический путь
  • Сделать анализ текущего состояния проекта, его прогресса и эффективности
  • Легкость просмотра отчетности по проекту.

Цены: Облачный проект Project Plan 1 стоит 10 $ за пользователя в месяц, облачный проект Project Plan 2 – 30 $ в месяц, проект Project Plan 3 – 5 $. Локальная версия Project Standard 2021 – 679,99 $, а локальная версия Project Professional 2021 – 1129,99 $.

Но! На данный момент Microsoft приостановил все новые продажи продуктов и услуг в Беларуси и России.

1_5.jpg

6. ADVANTA

ADVANTA – это система для управления проектами, задачами, а также портфелями и программами*. Система покрывает все процессы проектного управления и автоматизирует работу всех участников проекта, также система довольно гибкая в настройке, удобная и простая в использовании, вы легко сможете внедрить ее в течение 2-х месяцев.

ADVANTA имеет широкий функционал, который позволяет автоматизировать все группы процессов от инициализации до завершения, а главное предоставить один инструмент реализации проектов и коммуникаций для всех участников проекта. Совместно с ADVANTA вы с легкостью сможете управлять стратегическими планами, проектами, инициативами, идеями, контрактами, документами, отчетами, и прочими объектами, связанными с проектной деятельностью.

Лучшие функции:

  • Регулярная отчетность по статусу задач и проектов
  • Автоматизированный реестр всех проектов компании с актуальными планами, статусами задач и документами по проектам
  • Удобные автоматические дашборды по всем проектам
    * Программа - ряд связанных друг с другом проектов, управление которыми координируется для достижения преимуществ и степени управляемости, недоступных при управлении ими по отдельности.
  • Автоматические формы для сбора факта и отчетности, обеспечивающие актуальный статус проекта
  • Поддержка гибких методологий (Scrum, Kanban, Lean) с помощью функционала списков.

Цены: Возможны 2 варианта оплаты использования системы ADVANTA такие, как аренда пользовательских лицензий и покупка бессрочных лицензий. При аренде лицензий цены от 63 byn, цена указана за месяц за 1 пользователя при оплате за год. Стоимость бессрочных пользовательских лицензий рассчитывается индивидуально специалистами компании.

1_6.png

7. 1C:Управление проектным офисом

1С:Управление проектным офисом – это решение для автоматизации управления не только проектами, но программами и портфелями проектов, включая проектное бюджетирование, а также управление трудовыми и материальными ресурсами.

Инструмент поможет вам повысить качество управленческих решений, а также достигнуть стратегических целей компании с помощью повышения эффективности управления информацией, знаниями, лучшими практиками и процессами внутри компании. В 1С на этапе предварительного планирования проекта все работы планируются по ролям согласно PMBoK. Важным отличием системы является то, что в 1С можно проводить план-фактный анализ проектных задач по срокам, длительности, стоимости и затраченным ресурсам. Также есть возможность создавать, хранить и актуализировать планы бюджетов проекта.

Но, инструмент довольно сложный в управлении и подходит далеко не всем, несмотря на то, что он даже интегрирован с 1С:Архив (управление документооборотом) с помощью которого система позволяет создавать, хранить и модифицировать ссылки на документы, расположенные в хранилище 1С:Архива.

Лучшие функции:

  • Система позволяет объединять проекты в программы и портфели
  • Автоматическое формирование аналитических отчетов из портфеля проектов и программ
  • Возможность создавать и хранить в информационной базе шаблоны проектов
  • Управление всеми ресурсами компании, помимо проектной команды

Цены: Тарифные планы зависят от клиентской лицензии на определённое количество сотрудников, и варьируются от 21 600 до 720 000 rub на 1 и на 100 сотрудников соответственно.

1_7.jpg

Вывод:

Сегодня конкуренция на рынке программного обеспечения для управления проектами высока. Веб-сайты сравнения программного обеспечения перечисляют около 600 различных инструментов управления проектами, и сравнение различных альтернатив может занять очень много времени. 

В этой статье мы рассмотрели семь популярных инструментов управления проектами, которые я решила разделить на три категории:

Облегченный инструмент (Trello): предназначен для коротких временных проектов или проектных команд с упрощенными процессами.

Инструмент, со средней степенью сложности (Asana): более сложный инструмент, используемый, когда вам нужно сбалансировать более сложные процессы и простоту использования.

Сложные в настройках и управлении инструменты (Мегаплан, Битрикс24, MS Project, ADVANTA, 1C:Управление проектным офисом): инструменты, используемые, когда у вас есть действительно сложные процессы и вам нужно настроить множество компонентов, чтобы они соответствовали им.

Инструменты, описанные в этой статье, разработаны уже известными игроками в этой области. Это важно отметить, потому что каждый project manager желает работать с инструментами, которые будут использоваться в долгосрочной перспективе.

Ниже я привожу таблицу, в которой сравниваются одни из ключевых функций, на которые следует обратить внимание при выборе инструмента для управления проектами. Синяя галочка указывает, встроена ли функция в определенный инструмент. Красный крестик означает, что функция вообще недоступна.

1_8.png

Вам может понравится прочитать и эти материалы

Андрей Гусаковский, управляющий партнер и основатель компании «Ключевые решения».
Елена Писарчик, Андрей Гусаковский, управляющий партнер и основатель компании «Ключевые решения».

Мы используем cookies, чтобы вам было удобно. Оставаясь на сайте, вы подтверждаете, что ознакомились с Политикой в отношении использования cookie-файлов на наших порталах и даёте согласие на их использование.

подробнее..