Вооружен оптимизацией и эффективен. Часть III

Вооружен оптимизацией и эффективен. Часть III

Автор: Андрей Гусаковский, управляющий партнер и основатель компании «Ключевые решения», Вероника Климентионок

- Почему ты носишь бревна один и не позовешь меня на помощь?
- Потому что мне легче организовать свою работу, чем насить с тобой!

Оптимизация бизнес-процессов уже прочно вошла в перечень управленческих технологий, которые позволяют «оздоровить» организацию и «держать руку на ее пульсе». При разговоре об оптимизации бизнес-процессов организации невозможно удержаться от аллегорий из медицины. Организация подобна живому организму, а ее бизнес-процессы можно сравнить его системами: нервной, дыхательной, кровеносной, пищеварительной. В медицине принято обследовать различные системы и органы человека и назначать лекарства, воздействующие непосредственно на больной орган. Подобным образом действуют и в управлении организацией при оптимизации бизнес-процессов: сначала эти процессы идентифицируют и описывают, затем находят проблемные места и устраняют их.

Еще одной управленческой технологией, успешно используемой в бизнесе, является проектный менеджмент. Вот уж поистине панацея от всех нереализованных идей! Технологии проектного менеджмента позволяют оптимизировать бизнес-процессы в запланированные сроки и с запланированным результатом. Важнее всего на стадии организации проекта определить цели оптимизации (о них мы писали в первой части статьи), сформировать команду проекта, определить способы координации работ, а так же учесть всевозможные влияния на проект. Особое внимание надо уделить выбору инструментов описания бизнес-процессов и обучению команды проекта.


Последовательность работ по оптимизации БП

Графически совокупность работ по оптимизации бизнес-процессов организации может быть представлена в виде диаграммы Ганта, которая содержит логическую последовательность и отражает относительную длительность работ (см. рис.1). В некоторых проектах работы по оптимизации бизнес-процессов могут циклически повторяться: сначала для одного процесса, затем для другого и т. д., но в большинстве случаев эти работы идут параллельно для всех оптимизируемых бизнес-процессов.
схема по бп
Рис.1 Последовательность работ по оптимизации бизнес-процессов организации

Алгоритм проведения оптимизации бизнес-процессов является достаточно распространенным алгоритмом любых организационных изменений. О выделении бизнес-процессов и выработке оптимизационных решений мы писали во второй части статьи. Сейчас хотелось бы заострить ваше внимание на остальных работах по оптимизации бизнес-процессов.

Для анализа бизнес-процессов организации необходимо их описать «как есть». Очень важно отразить в этом описании реальную картину, а не желаемую или идеальную. Описание бизнес-процессов может осуществляться различными способами: текстовым, табличным, графическим. Можно описывать бизнес-процессы организации, используя сочетания этих способов, но последний из них является основополагающим. Описание бизнес-процессов с помощью графических символов позволяет представить процесс наглядно, отразить его логику и последовательность операций. Графическое описание бизнес-процессов осуществляется с помощью совокупности иерархических диаграмм и называется моделированием бизнес-процессов организации.

В ходе анализа и оптимизации бизнес-процессов формируется описание «как должно быть». Это описание бизнес-процессов отражает все изменения, которые должны произойти в процессах организации для достижения целей проекта по оптимизации. Однако, как мы поймем, что достигли этих целей и как оценить результат оптимизации бизнес-процессов?

После выделения и описания бизнес-процессов «как есть» необходимо определить показатели бизнес-процессов и цели по оптимизации каждого бизнес-процесса, которые должны согласоваться с целями проекта по оптимизации в целом. Показатели бизнес-процессов позволяют оценить их текущее состояние и изменения бизнес-процессов после оптимизации. Они помогают определить узкие места бизнес-процессов исходя из целей оптимизации.

Если вы думаете, что после описания и оптимизации бизнес-процессов мы практически выполнили проект, то вы ошибаетесь: 50% работы еще впереди и это внедрение оптимизационных решений. Вот здесь и вступает в игру самый из непредсказуемых факторов — человеческий. Большинство людей не хочет изменений! Оптимизация бизнес-процессов может привести к изменению порядка работы, перераспределению функций между сотрудниками и к изменению организационной структуры. И здесь нужно упорно и на всем протяжении проекта по оптимизации бизнес-процессов работать с сопротивлением людей: необходимо вовлекать их в процесс оптимизации, разъяснять цели оптимизационных решений, проводить обучение новым способам работы и стимулировать их на достижение результатов оптимизации. 80% неудавшихся проектов по оптимизации бизнес-процессов «провалились» из-за плохой организации работы с персоналом и его сопротивлением.
 
В одну из торговых компаний пришел новый руководитель отдела продаж и сразу же развил бурную деятельность по оптимизации процесса работы с клиентами. Он приобрел CRM программу, провел небольшое обучение менеджеров отдела по использованию этой программы и потребовал с них 10 звонков в день «холодным» клиентам. Менеджеры должны были отражать факт звонка и его результаты в новой программе, и в случае, если они не осуществляли требуемого количества звонков в день, лишались 20% зарплаты. Менеджеры возмутились такой управленческой парадигме и принялись саботировать это распоряжение. Ранее они выполняли по 2 звонка в день «холодным» клиентам и не представляли, каким образом им достичь новых показателей. В конце месяца конфликт достиг своего апогея — менеджеры не получили львиной доли зарплаты и разразился серьезный конфликт. Руководство компании, отчаявшись решить возникший конфликт полюбовно, было вынуждено полностью сменить состав отдела продаж.


Оптимизация БП и процессный подход к управлению

Не всегда под оптимизацией бизнес-процессов организации подразумевают тотальное «перебирание косточек». В зависимости от целей проекта оптимизации, о которых было написано в первой части статьи, для рассмотрения могут быть выбраны несколько бизнес-процессов организации, а иногда и вовсе один.

Организация с производством высокотехнологичной продукции под заказ сталкивалась со следующими трудностями:
- часто возникали технологические ошибки, которые приводили к браку дорогостоящей продукции;
- невозможно было отследить на какой стадии находится подготовка заказа к производству.

На заседании высшего менеджмента компании было решено, что исправить ситуацию можно путем оптимизации процесса принятия заказов и подготовки к производству. В этом процессе принимают участие 8 типов должностных лиц, а в общей сложности около 15 сотрудников различных подразделений организации.

Процесс принятия заказов и подготовки к производству был описан и оптимизирован, а для информационной поддержки оптимизационных решений было разработано и внедрено специальное программное обеспечение. В результате процент брака сократился в 2 раза, а менеджеры организации получили актуальную информацию о ходе подготовки заказов к производству.

Однако комплексная оптимизация бизнес-процессов организации позволяет проанализировать бизнес-процессы не только на локальном уровне отдельно взятого процесса, но и на уровне организации в целом, рассматривая ее как единую взаимосвязанную систему бизнес-процессов.

Управление организацией как системой взаимосвязанных бизнес-процессов и есть процессный подход к управлению, о котором так много говорят. Процессный подход к управлению организацией уже давно не нов. Многие менеджеры постсоветского пространства уже пытались построить управление своей организацией на основе процессного подхода, но реализовать его в «чистом» виде практически никому не удавалось. Дело в том, что процессный поход к управлению организацией в идеале подразумевает переход от функциональной структуры организации к процессно-ориентированной, которая является аналогом матричной структуры. Поэтому переход на процессное управление организацией достаточно радикальное изменение вашего бизнеса, а вот систематический комплексный анализ и оптимизация бизнес-процессов организации принесет непоправимую пользу!

Мы используем cookies, чтобы вам было удобно. Оставаясь на сайте, вы подтверждаете, что ознакомились с Политикой в отношении использования cookie-файлов на наших порталах и даёте согласие на их использование.

подробнее..